El Brief probablemente está más relacionado a la publicidad o el marketing pero es una herramienta que ha sido adoptada por varias industrias como los eventos.

Se convierte en la hoja de ruta para cualquier proyecto que requiere diferentes niveles de coordinación tanto interna como externa. Algunos aseguran que debería ser tan concreta como la información que pueda contener una página. En realidad no existe una fórmula o estructura y la cantidad de información dependerá de las dimensiones del proyecto.

“Quién” es más importante

Para desarrollar un brief es necesario contar con un cuestionario que cubra la información relevante para los servicios que brindamos, en este caso para el desarrollo de un evento, pero tan importante como  “qué” preguntamos es a “quién” se lo preguntamos. 

Dependiendo de la dimensión de nuestro cliente este número variará y las expectativas que tiene cada “quién”  son muy importantes de identificar.  Tal vez nuestra primera pregunta debe enfocarse en identificar a estas personas.

Y ahora “Qué” pregunto

Como mencionamos no existe una lista estricta de lo que debemos preguntar, es más no es malo pecar en exceso, pero algunos de los puntos básicos que deberíamos conocer son:

    • Sobre la empresa, sobre todo si es un cliente nuevo;  su historia, posición en el mercado, principales competidores, entre otros. 
    • Sobre el evento;  público objetivo, cantidad de  asistentes, modalidad (presencial, virtual o híbrida), el objetivo del evento, fecha, agenda, venue o locación, ha habido ediciones anteriores del mismo evento, entre otros.
    • Y muy importante conocer el presupuesto con el que cuenta el cliente para poder ofrecerle dentro de esos parámetros las mejores opciones disponibles.

En líneas generales, el brief más allá de convertirse en un documento  guía, debemos verlo como la herramienta para identificar oportunidades que nos permitan guiar y asesorar a nuestros clientes con recomendaciones que conlleven a que el desarrollo de su evento cumpla con los objetivos propuestos.