El contar con un Aliado Estratégico es una pieza clave al organizar un Evento Virtual

Todo proceso de cambio viene acompañado de cierto nivel de incertidumbre y en el camino existe la necesidad de adaptarse.

La nueva normalidad nos ha exigido replantear la manera de realizar eventos ya sea convertirlos en virtuales o híbridos, es este el caso de FENALCO y su Convención Nacional de Retail Farmacéutico 2020.

Redefiniendo el formato

La Convención Nacional de Retail Farmacéutico es el espacio de capacitación y análisis sobre las tendencias y herramientas para la transformación sostenible del sector farmacéutico, el año pasado el evento fue de un día y medio, con varias actividades entre ellas un almuerzo de negocios, networking y expo. 

“Para la edición 2020 se tenía mucha incertidumbre frente a la participación de los empresarios, teniendo en cuenta que muchos recortaron los gastos destinados a los eventos 

Inicialmente se pensó en adaptar el mismo formato a una versión virtual, pero finalmente se enfocó en la agenda académica y el panel de expertos, que es lo que más valoran los participantes. La visibilidad de los patrocinadores se hizo a través de material audiovisual.” Nos cuenta Jenny Paola Urrego – Directora Eventos Institucionales de FENALCO

Puesta en escena

Para la puesta en escena del evento, Plataforma implementó una solución que integraba elementos tecnológicos y de producción.

Para la transmisión del evento se realizó un streaming utilizando para ello nuestra aplicación LAAPP, que permite entre otras cosas brindar a los asistentes una experiencia muy similar a un evento presencial a través de una interfaz intuitiva y de fácil uso.

En total al evento se registraron aproximadamente 300 participantes de los cuales se conectaron 221. A diferencia del evento presencial el formato fue de un solo día y se requirió conectar en diferentes momentos a un total de 20 personas entre expositores y panelistas.

Resultados Positivos

“Uno de los aspectos positivos en la transformación del evento de presencial a virtual fue que los asistentes no tuvieron que desplazarse generando ahorro de tiempo y dinero, de igual manera nos permitió contar con conferencistas internacionales, bajo el formato virtual esto es más asequible porque no se incurre en gastos de desplazamiento y alojamiento.

Los comentarios de los asistentes fueron buenos, de hecho, no notaron que se suprimió del programa la feria virtual, ya que se mantuvo la agenda académica, que finalmente era la promesa de valor y la razón por la que los asistentes se conectaron al evento. En general la asistencia fue muy similar a la del año pasado. “afirma nuestra entrevistada.

Para implementar este tipo de eventos, contar con un aliado estratégico tanto en el aspecto tecnológico como en la producción, es una pieza clave, sobre todo cuando se eligen las plataformas, y se evalúa que cumplan con las necesidades del evento, una buena calidad y un costo adecuado al presupuesto.

Plataforma le ofrece una solución integral que incluye los elementos tecnológicos y de producción para que su evento virtual o híbrido, se realice con los más altos estándares de calidad. Lo acompañamos durante todo el proceso para definir la solución que más se adecúe a sus necesidades.