Cómo funciona la facturación electrónica

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Cómo funciona la facturación electrónica

Cómo funciona la facturación electrónica

¿Qué es la facturación electrónica?

Es la metodología mediante la cual la Dian busca que las transacciones que realice un vendedor y le deba entregar un documento al cliente lo haga de manera electrónica facilitando la emisión, recepción y manejo de documentos físicos. El concepto electrónico no es solamente un PDF, aquí entra un elemento que es el archivo XLM

¿Qué beneficios tiene la implementación de la facturación electrónica?

Para quien emite la factura: Agilizar la interoperabilidad de la facturación, mejorar la comunicación del proceso y disminuir el consumo y manejo de papel; y para quien recibe la factura: controlar de manera electrónica la documentación y tener acceso a ella de manera digital, así como reducir costos en el proceso de emisión y distribución.

¿Cómo se puede controlar a título legal la recepción del documento electrónico, es decir el acuse de recibido tal y como se maneja hoy en día en Colombia?

Debe tener la emisión del documento en formato XML, acompañado de una representación gráfica, que sería un documento PDF, ese documento es la garantía para validar que la información que va dentro de la representación gráfica es la correcta.

Por otro lado, se debe ofrecer al receptor un acuse de recibido de manera electrónica; en resumen, se tiene el XML, el PDF y el acuse de recibido, que de acuerdo con la normativa de Ministerio de Comercio, Industria y Turismo de Colombia es un título de valor que garantiza que es un documento que se puede comerciar.

¿Cómo es esa comunicación entre los diferentes actores durante el proceso de transferencia de datos?

Aquí hay un cambio muy interesante, y tiene que ver con la transferencia de información, en la que requiere la dirección de un correo electrónico, el cual debe estar confirmado y actualizado por el cliente, al final del proceso radica en que el que emite la factura debe guardar el registro por 5 a 3 en formato XML ya sea en el software propio o en el del probador tecnológico.

¿Qué es un proveedor tecnológico?

Es aquel que ha cursado todo un proceso de validación para comercializar el software, para ello debe contar con una serie de requisitos dispuestos por la Dian, tales como 20 mil UVT de patrimonio líquido y 10 mil UVT de activos fijos tangibles, estar inmerso en el proceso de implementar la norma ISO 27001 o tenerla vigente.

¿Qué es mejor montar el sistema o contratarlo con un tercero?

Esa es una decisión interna, sin embargo, yo recomiendo y como muchos dicen “zapatero a tus zapatos” si tú no haces software, comprado o contrata un servicio.

cómo garantizarse tercero la seguridad de la información para el cliente

En primer lugar, contar con la certificación ISO 27001 que respalda la seguridad de la información, y la otra tiene que ver con las políticas internas, como el hecho de contar con un sistema que replique la información para que no se pierdan los datos por una caída o daño del sistema.

¿cómo es la comunicación entre el software de facturación electrónica y el sistema contable del facturador?

La implementación de la facturación electrónica no implica que haya una modificación en el software de la empresa, la idea es que haya una interfaz que interactúe con el ERP o cualquier otro sistema contable para que este le entregue la información al software que construye el XML para el cliente y a la Dian.

Esa interfaz puede ser desarrollada por el generador de la información, o por el desarrollador tecnológico. Es importante tener en cuenta que la información que se traslade al sistema de factura electrónica sea a la de las facturas actuales.

¿Cuándo empieza a regir este proceso de facturación electrónica en Colombia?

Empezó a regir a partir del primero de enero de este año, en este orden las empresas que tenían resolución de facturación electrónica debían iniciar en el mes de abril, el siguiente grupo de facturadores electrónicos son los grandes contribuyentes que entraban el primero de junio de este año.

Por otro lado, y según la ley 1819 de la reforma tributaria en la que se estipula que todas las empresas que generan impoconsumo deben entrar 1 enero del 2019.

¿Qué deben saber las pequeñas empresas frente a los beneficios de facturar electrónicamente?

La factura electrónica es más que un proceso de transformación digital, es una evolución en los procesos internos y externos que afectan a empresas que facturan IVA e ipoconsumo y a independientes, (por el momento solamente aquellos que perciben cierta cantidad de ingresos durante el año.

Ahora bien, frente a los costos, hay que tener en cuenta que existen empresas que no cuantifican el valor de emitir una factura. Estudios dicen que la emisión y entrega de un documento equivalente puede costar 15 mil o 8 mil, sin contar lo que cuesta la recepción.

¿Qué pasa si soy un facturador electrónico y el cliente no, cómo es la transferencia de información?

Se le envia la factura a través del correo electrónico sin importar que sea o no facturador electrónico; ahora, en el caso de que no tenga la capacidad de recibir una factura electrónica, no tenga un correo electrónico o simplemente la quiera física se le puede entregar, esto sólo en el caso de que el cliente no sea facturador electrónico.

¿Qué pasa con el radicado cuando el vendedor factura electrónicamente, pero el comprador no es facturador electrónico, como se aval ante el cliente y ante la Dian el acuse de recibido?

El emisor lo tiene que subir al sistema, son procesos operativos del facturador.

¿Por dónde deben empezar el grupo de empresas o independientes a los que les corresponde iniciar con la facturación electrónica el 1 de enero del 2019?

Hay que tomar la decisión, muchas empresas quieren hacerlo, pero tienen dudas frente al proceso de implementación. La recomendación de Francisco Polo es revisar el volumen de facturas, notificar a los clientes, un punto sumamente importante; luego analizar el sistema de facturación actual (Excel, ERP, etc…) y por último definir si va a desarrollar el sistema o si lo va a contratar con un proveedor tecnológico.

¿Qué pasa cuando hay cambios en la factura por error en el valor, la fecha etc?

Se debe reversar a través de una nota crédito y la información se traslada de manera sistemática a la Dian

By |2018-10-10T17:33:21+00:00octubre 10th, 2018|Tecnología y audiovisuales|0 Comments

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